Business Central kann in der Microsoft Azure Cloud als Software as a Service, in einem anderen Rechenzentrum Ihrer Wahl oder weiterhin On Premise genutzt werden. Sollten Sie sich dafür entscheiden Ihre eigenen Server zu nutzen, müssen Sie die Systemanforderungen prüfen sowie für die Sicherheit vor Cyber-Angriffen sorgen.
Die meisten Unternehmen entscheiden sich aus Gründen der Zukunftssicherheit sowie der hohen Verfügbarkeit den Weg in die Microsoft Cloud zu gehen. Die Microsoft Azure-Region „Deutschland Mitte“ umfasst zwei Rechenzentren, die sich beide in Frankfurt am Main befinden. Diese Rechenzentren sind speziell darauf ausgelegt, die Anforderungen des deutschen Datenschutzes zu erfüllen und sind physisch sowie logistisch von anderen Azure-Rechenzentren getrennt. Microsoft arbeitet mit deutschen Daten-Treuhandpartnern zusammen, um sicherzustellen, dass die Datenhoheit in Deutschland liegt und die deutschen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Eine wesentliche Frage, die wir gemeinsam klären sollten, lautet: Migration oder Neuaufsetzen? Konkret heißt das: Soll Ihre bestehende Datenbank auf die neueste Business Central Version migriert werden? Dabei sind die Anzahl der Release-Sprünge – die es in der Zwischenzeit gegeben hat, sowie der Umstieg von CAL auf AL und die Universal Code Initiative zu berücksichtigen. Die Microsoft Universal Code Initiative besagt, dass sämtliche Entwicklungen für den Kunden Cloud Ready programmiert werden müssen.
Je nach Datenbankgröße sowie der Anzahl an Schnittstellen und individualen Programmierungen kann der Migrationsaufwand sehr hoch sein – dies gilt es individuell zu prüfen.
Daher lohnt sich in vielen Fällen das Neuaufsetzen Ihrer Business Central Umgebung. Zudem hat eine neue Datenbank die Vorteile, dass Sie „Altlasten“ besser loswerden und neue Prozesse einfacher implementieren können. In der Regel ist das Neuaufsetzen projekttechnisch „einfacher“ zu realisieren als eine Migration über mehrere NAV/BC Versionen. Ein Nachteil des Neuaufsetzens ist, dass die Altdaten im alten System bleiben und Sie für Auswertungen oder Vergleiche zusätzlich in die „alte“ Lösung reinschauen müssten. Um diese Herausforderung zu lösen, stehen Ihnen unterschiedliche Alternativen zur Verfügung. Ein Lösungsansatz wäre die Einführung einer Business Intelligence Lösung. Dabei wird ein Data Warehouse erstellt, welches auswertungsrelevanten Daten aus dem alten und dem neuen System gefüllt. Dies hat für Sie den entscheidenden Vorteil, dass Daten zukunftsfähig aufgebaut und Trend-Entwicklungen sichtbar werden. Damit stellen Sie die Daten in den Fokus Ihres Unternehmens. Darüber hinaus gibt es noch weitere Möglichkeiten, die wir mit Ihnen gemeinsam besprechen.
Aufgrund der Umstellung von Concurrent auf Named User, ist es im Vorfeld notwendig Ihre aktiven Datenbank-User zu ermitteln. Prüfen Sie mit uns, ob es einen Konflikt zwischen dem Concurrent User und dem Business Central Named User Konzept gibt. Darüber hinaus muss der interne Projektverantwortliche definieren, welche Rolle, welcher Mitarbeiter ausübt und welche Rechte dieser zugewiesen bekommen soll – Stichwort: Rechtevergabe. Dieser Schritt war in der Vergangenheit sehr komplex. Wir haben jedoch gute Nachrichten: Das Anlegen von Usern sowie das Rechte-Konzept sind in Business Central einfacher als in NAV.
Stellen Sie gemeinsam mit uns sicher, ob Sie Erweiterungen von Drittpartnern im Einsatz haben. Gibt es diese Erweiterung auch für Business Central? Gibt es eventuell auch hier Änderungen im Lizenzmodell?
Falls es individuelle Anpassungen in Ihrer Umgebung gibt, sollten Sie mit uns – im Rahmen eines Workshops, die individuellen Anpassung aufnehmen und klären, ob der Business Central Standard inzwischen diese Anforderung abdeckt. Falls nicht, sollte geprüft werden, ob eine standardisierte App die Anforderung abdecken kann. Für den Fall, dass für Ihre Anforderung keine standardisierte App vorhanden ist, sollte analysiert werden, ob die individuelle Anpassung als sogenannte „Per Tenant App“ für Sie entwickelt werden muss. Die sogenannte „Per Tenant App“ ist eine individuelle Anpassung für Ihre Umgebung. Diese App muss entsprechend der aktuellen Microsoft Richtlinien programmiert werden. Damit wird sichergestellt, dass die App regelmäßig und möglichst mit minimalem Aufwand auf die neuste Version upgedatet werden kann. Im Rahmen des Entwicklungsprozesses prüfen wir kontinuierlich die Kompatibilität zu fortfolgenden Business Central Versionen.
Nutzen Sie Drittsysteme, die per Schnittstelle Daten an Ihre aktuelle Softwarelösung senden oder von ihr empfangen? Dann muss diese Schnittstelle mit der sogenannten API Technologie (Application Programming Interface) an Business Central angebunden werden. Vorab gilt es die Schnittstelle zu definieren und zu schauen, in welchem Bereich von Business Central die Schnittstelle greifen muss.
Wenn Sie bereits Microsoft Office 365 Produkte in der Cloud verwenden, wird Business Central innerhalb Ihrer Microsoft Umgebung lizensiert, sodass Sie alle Vorteile einer integrierten Umgebung nutzen können. Dazu wird lediglich Ihre Unternehmens-Tenant-ID benötigt, welche Sie in Ihrem Microsoft Admin Center finden.
Beachten Sie, dass Sie als Cloud Kunde standardmäßig keinen automatisierten Zugriff von Business Central auf Ihre lokalen Dateien haben. Anders ausgedrückt: Sie können sich kein Dokument in Business Central anzeigen lassen, welches auf Ihrem lokalen Server liegt. Die Cloud kennt Ihr lokales Netzwerk nicht. Fallbezogen muss daher geprüft werden, ob der Einsatz eines Azure Blob Storage oder einer Azure File Storage für Sie in Frage kommt. Darüber hinaus kennt die Cloud auch Ihren lokalen Drucker nicht. Auch hier gibt es eine Auswahl an Lösungsansätzen, die mit Ihnen gemeinsam abgestimmt werden.
Führen Sie gemeinsam mit uns einen Update-Workshop durch. Klären Sie im Workshop Ihre wertschöpfenden Prozesse. Was löst den wertschöpfenden Prozess aus (z.B. Kunde schreibt E-Mail/ruft an etc.)? Was passiert anschließend? Erstellen Sie eine logische Abfolge Ihrer Prozesse. Wo gibt es aktuell Schwierigkeiten, was könnte verbessert werden und was läuft gut? An welcher Stelle werden welche Informationen für den Prozessschritt benötigt und erfasst? Was ist sinnvoll, was doppelt oder gar überflüssig? Dies ist nur eine Auswahl an Fragen, die Sie stets im Hinterkopf haben sollten. Anhand dieser Prozess-Abfolge wird gemeinsam identifiziert, wie Sie mit dem Business Central Standard Ihre Anforderungen umsetzen können und wo ggf. eine App oder eine individuelle Anforderung notwendig ist.
Beim Neuaufsetzen Ihrer Business Central Datenbank gilt es die Datenübernahme zu planen. Klären Sie mit Ihrem Partner, welche Daten übernommen werden müssen? In der Regel geht man von Debitoren, Kreditoren, offenen Posten, Kontenrahmen, Sachkonten etc. aus. Bewegungsdaten zu übernehmen, erfordert einen höheren Aufwand und muss von Projekt zu Projekt individuell betrachten werden. Jedoch ist jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Dubletten zu korrigieren und Ihre Stammdaten auf ein höheres Qualitätslevel zu bringen.
Vergessen Sie nicht, Ihre wichtigen Daten vor dem Update zu sichern. Stellen Sie sicher, dass Sie eine vollständige Sicherungskopie haben, um diese im Notfall wiederherstellen zu können.
Sammeln Sie sämtliche Belege in Ihrem Unternehmen – aus allen Bereichen. Identifizieren Sie, welche Belege Sie intern wirklich nutzen (z.B. Angebot, Auftragsbestätigung, Kommissionierung, Rechnung, Einkaufsanfrage, Einkaufsbestellung, etc.). Enthalten die Belege alle relevanten Informationen? Müssen Belege inhaltlich oder optisch angepasst werden? Benötigen Sie QR-Codes auf den Belegen? Selbstverständlich müssen Ihre Belege Ihrer Corporate Identity angepasst werden. Dafür setzen wir auf Werkzeuge wie ForNAV. Darüber hinaus sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass die Cloud Ihren lokalen Drucker nicht kennen kann. Damit Cloud und Drucker sich kennenlernen, ist eine Verbindung notwendig, welche wir mit einem Modul für Sie herstellen.
Prüfen Sie, welche Auswertungen, Berichte und Reports Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich benötigen? Wie sehen diese aus und enthalten sie die notwendigen Informationen? Gibt es Berichte, die darüber hinaus gehen oder zukünftig erforderlich sind?
Planen Sie rechtzeitig interne Ressourcen für das Update-Projekt ein und erstellen Sie gemeinsam mit uns einen Zeitplan. Klären Sie, wer bei Ihnen intern das Projekt begleitet. Gibt es einen Projekt-Verantwortlichen als Ansprechpartner, der alle Bereiche überwacht? Gibt es einen Zeitplan, der aufgrund von Geschäftsjahresabschluss, Saisonalität oder Peak-Projektzeiten eingehalten werden muss?
Die Mitarbeiter in einem Updateprojekt mitzunehmen, ist ein entscheidender Pfeiler. Es gibt 2 unterschiedliche Schulungskonzepte, die sich bewährt haben. Das erste Konzept konzentriert sich darauf nur die Key User Ihres Unternehmens intensiv zu schulen. Dies bietet sich insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern an. Hierbei werden einzelne Mitarbeiter intensiv geschult, um das erlernte Wissen anschließend intern an weitere Mitarbeiter zu vermitteln. Das zweite Konzept eignet sich für kleinere Unternehmen (bis ca. 30 Mitarbeiter), dabei schulen wir alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens.
Unabhängig davon, welches Konzept sich für Sie eignet, ist der Ablauf der Schulungen ähnlich. Die Mitarbeiter erhalten zunächst eine Oberflächenschulung, damit Sie sich an die neue Umgebung und Bedienung gewönnen. Mitarbeiter, die bereits mit Dynamics NAV gearbeitet haben, finden sich in der Regel schnell in der neuen Umgebung zurecht und schätzen das neue, intuitive Design. Daraufhin erfolgen die abteilungsspezifischen Schulungen (z.B. Finanzbuchhaltung, Verkauf, Einkauf, Produktion, Lagermanagement, Lohnbereich etc.). Außerdem erhält der Admin und/oder der Projektleiter eine Adminschulung mit den entsprechenden Userrechten.
Nach der Schulung geht es in die Testphase. Es gilt sämtliche wichtigen User-Cases Ihres Unternehmens zu testen und zu prüfen, ob der wertschöpfende Prozess durchgeführt werden kann. Wo gibt es Stolpersteine, Hindernisse und was kann optimiert werden? Erfahrungsgemäß ist es sehr sinnvoll, diese Phase gut im Voraus zu planen und die einzelnen Testszenarien an Mitarbeiter zu verteilen – denn auch in der Testphase muss Ihr Tagesgeschäft selbstverständlich weiterhin bewältigt werden.
Nach der Testphase geht es in den Echtstart – der „Schalter wird nun umgelegt“. Ab diesem Zeitpunkt arbeiten alle Benutzer auf der neusten Umgebung. Bei Ihrem Echtstart begleiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter selbstverständlich, damit ein möglichst reibungsloser Ablauf stattfinden kann.
